Kennisgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens van kandidaten/sollicitanten                       

Wanneer u solliciteert voor een functie bij Vias institute, verstrekt u ons persoonsgegevens die wij verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. Bij Vias institute maken we er een erezaak van om onze activiteiten en projecten met integriteit uit te voeren. De integriteit van onze kandidaten/sollicitanten, onze medewerkers en degenen met wie we een zakelijke relatie hebben, is essentieel voor ons succes en onze reputatie.  

Hieronder vindt u meer informatie over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan.

1. Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking?

Vias institute cvba-so, met maatschappelijke zetel te 1130 Brussel, Haachtsesteenweg 1405 en ingeschreven bij de Kruispuntbank der Ondernemingen onder het nummer 0432.570.411 («Vias institute», «wij» of «ons»), is de verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens (de «gegevens») verzameld en verwerkt in het kader van uw kandidatuur

2. Welke categorieën van persoonsgegevens worden verwerkt?

 Wij verwerken of kunnen de volgende categorieën van persoonsgegevens van de kandidaten/sollicitanten verwerken:

  •  de informatie die u ons verstrekt wanneer u solliciteert, zoals een kopie van uw motivatiebrief en/of CV;
  • de informatie die u ons verstrekt tijdens het (de) interview(s);
  • de informatie in uw CV;
  • de resultaten van de kennis-, taal-, bekwaamheid- en/of persoonlijkheidstesten waaraan u in het kader van het aanwervingsproces bent onderworpen;
  • de identificatiegegevens zoals uw voor- en achternaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer (privé/professioneel, inclusief uw GSM-nummer), sociale zekerheidsnummer en referentienummer;
  • de persoonlijke kenmerken zoals leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat en nationaliteit;
  • informatie over uw vorige werkgever en uw functie/positie;
  • door de autoriteiten verstrekte identificatiegegevens, zoals identiteitskaartnummer, paspoortnummer, rijbewijsnummer, pensioennummer, nummerplaatnummer, enz.;
  • de informatie over uw beroepservaring (met inbegrip van informatie verkregen uit referenties tijdens de selectieprocedure), uw opleiding (diploma’s, academische resultaten, cursusprogramma’s, enz.) en uw taalvaardigheden;
  • de gegevens met betrekking tot uw gezondheid waarvoor u uw toestemming hebt gegeven;
  • indien van toepassing, uw foto.

Wij verwerken alleen gevoelige persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is voor de naleving van arbeidsrechtelijke verplichtingen, in het bijzonder in het kader van de veiligheid en gezondheid op het werk of, indien nodig en wettelijk toegestaan, met uw toestemming.

3. Voor welke doeleinden worden uw persoonsgegevens verwerkt en op welke wettelijke rechtsgrond?

Wij verwerken of kunnen uw persoonsgegevens verwerken voor de volgende doeleinden:

  • het beheer van de sollicitaties en de organisatie van afspraken;
  • de beoordeling van de kandidaten in het kader van het aanwervingsproces;
  • de uitvoering van alle nuttige stappen in het aanwervingsproces van de kandidaat;
  • om met u contact op te nemen voor een nieuwe functie bij Vias institute;
  • het beheer van geschillen en gerechtelijke procedures.

Deze verwerkingen zijn gebaseerd op ons legitiem belang om de juiste mensen te identificeren om in onze onderneming te werken en, wat betreft het laatste doel, ons legitiem belang om onze rechten en belangen te verdedigen.

4. Wie heeft toegang tot uw gegevens?

Alleen werknemers, medewerkers, consultants en bestuurders van Vias institute die betrokken zijn bij het rekruterings- en aanwervingsproces hebben inzage in uw persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor de hierboven vermelde doeleinden.

Uw gegevens zullen niet worden doorgegeven aan derden.  Indien dat toch zou gebeuren, dan zal dit niet gebeuren zonder uw toestemming of op grond van een andere rechtsgrond, behalve indien Vias institute daar wettelijk toe verplicht zou zijn op basis van een gerechtelijk of administratief bevel of in opdracht van een daartoe bevoegde autoriteit of instantie. 

5. Worden uw persoonsgegevens doorgegeven naar landen buiten de EU?

Uw persoonsgegevens worden niet doorgegeven buiten de EU.

6. Hoelang worden uw gegevens bewaard?  

Vias institute bewaart de verzamelde gegevens voor een periode van 1 jaar en, in voorkomend geval, voor een langere periode wanneer dit noodzakelijk blijkt om onze rechten en belangen te verdedigen in het kader van een klacht of een procedure.

7. Wordt er gebruik gemaakt van automatische besluitvorming?

Vias institute maakt geen gebruik van automatische besluitvorming.

8. Hoe worden uw gegevens beveiligd?

Vias institute neemt de redelijke en passende technische en organisatorische maatregelen om ervoor te zorgen dat, in het licht van potentiële risico’s, een passende beveiliging gewaarborgd is voor het bewaren van de integriteit, vertrouwelijkheid en beschikbaarheid van uw gegevens.

9. Vragen?

Krachtens de GDPR heeft u:

  • het recht om ons te verzoeken inzage te verkrijgen, of rectificatie of wissing van de gegevens te vragen;
  • het recht om ons te verzoeken de verwerking die u aangaat te beperken, alsook het recht om u te verzetten tegen deze verwerking;
  • het recht om ons te verzoeken de gegevens die u ons heeft verstrekt te verkrijgen, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm, en om die aan een andere verwerkingsverantwoordelijke door te zenden (dit betreft het recht op “recht op gegevensportabiliteit”)
  • wat betreft de verwerkingen die gebaseerd zouden zijn op uw toestemming, het recht om deze toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit van invloed is op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming voordat deze werd ingetrokken;
  • het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit.

Sommige van deze rechten kunnen enkel worden uitgeoefend in de omstandigheden en binnen de grenzen vooropgesteld door de GDPR.

Voor alle vragen of opmerkingen die u zou hebben betreffende onze verwerking van uw persoons gegevens, kan u de DPO (“Data Protection Officer” of “Functionaris voor gegevensbescherming”) van Vias institute bereiken via post op het hierboven vermelde adres, of via het email adres dpo@vias.be